Capstone: Pharmacy Inventory Management System (Hệ thống quản lý kho cho nhà thuốc tư nhân)

 Trịnh Khánh Linh, Lê Thanh Phong, Bùi Đăng Khoa, Nguyễn Mạnh Hùng, Nguyễn Gia Tín

Tháng 08/2024

- Ứng dụng được phát triển dựa nội dung được yêu cầu từ Nhà thuốc Út Nhàn với mục tiêu tạo ra một hệ thống quản lý kho của nhà thuốc tư nhân nhỏ và vừa với các cửa hàng thuốc nhỏ. Hệ thống này chỉ áp dụng cho các yêu cầu đặc thù của Nhà thuốc Út Nhàn. Đề tài cũng là sự dụng ứng dụng của nhà thuốc trong đề tài bảo vệ thành công “Pharmacy Management System - Hệ thống quản lý nhà thuốc tư nhân” để cập nhật thêm phần yêu cầu sản phẩm từ kho. Phạm vi của dự án được thực hiện theo đặc tả của chủ nhà thuốc tư nhân theo đặc tả kết hợp với sự tư vấn của nhóm trong quá trình thực hiện. Hệ thống thực hiện theo yêu cầu tin học hóa theo định hướng của nhà nước trong việc chuyển đổi số thời đại 4.0. Qui trình chính của ứng dụng được bắt đầu với việc các cửa hàng thuốc yêu cầu thuốc từ kho thuốc chung. Các yêu cầu này được chuyển đến người thủ kho để xác nhận việc cung cấp hàng cho các cửa hàng thuốc hay không. Việc xác nhận có cung cấp hay không, người thủ kho dựa trên thông tin của hệ thống về các số lượng tồn, số lượng dự tồn và kế hoạch nhập thuốc của kho để đưa ra quyết định. Các yêu cầu cung cấp thuốc sau khi xác nhận sẽ được hệ thống chuyển thành yêu cầu xuất kho.

Các yêu cầu xuất kho này sẽ được gán công việc cho một nhân viên kho tự động bởi hệ thống hoặc thủ công bởi thủ kho. Nhân viên kho thực hiện yêu cầu, kiểm đếm sản phẩm, đóng gói và ghi nhận công việc thực hiện lên hệ thống. Hệ thống thông báo cho người quản lý cửa hàng thuốc đến kho để nhận thuốc với thời gian cụ thể. Khi quản lý cửa hàng thuốc đến nhận thuốc, họ phải ký xác nhận và người thủ kho ký xác nhận để hoàn tất qui trình giao thuốc. Trong quá trình vận hành hay quá trình xác nhận cung cấp hàng cho các cửa hàng thuốc, người thủ kho có thể thực hiện yêu cầu nhập thuốc từ các đối tác vào trong kho. Yêu cầu nhập thuốc được người thủ kho đưa lên hệ thống để hệ thống chuyển lên người quản lý kho để phê duyệt. Hệ thống cung cấp thông tin cần thiết như tồn kho, số lượng dự tồn, dự xuất hỗ trợ người quản lý kho đưa ra quyết định trong quá trình phê duyệt cũng như điều chỉnh yêu cầu cho phù hợp. Quá trình nhập thuốc được diễn ra theo đúng qui trình từ xác định nội dung, kiểm đếm, chuyển nhập kho và đảm bảo xác nhận bởi các bên liên quan thông qua chữ ký điện tử. Sau đó, người thủ kho thực hiện liên kết các sản phẩm trong cùng đợt nhập vào yêu cầu nhập liên quan để từ đó hệ thống có thể thông báo cho các bên liên quan trong hệ thống để nắm được tiến độ thực hiện. Hơn thế nữa, theo định kỳ hay theo yêu cầu của chủ nhà thuốc thông quan quản lý kho, hệ thống cho phép thực hiện qui trình kiểm kho. Nội dung kiểm kho sẽ được thông qua thủ kho để gán công việc cho một nhân viên kho thực hiện và báo cáo. Các bước trong qui trình này sẽ được nhân viên kho kiểm đếm và báo cáo lên hệ thống. Các nội dung báo cáo kiểm kho sẽ được thủ kho xác thực, ghi nhận trong hệ thống. Các nội dung sau đó được chuyển đến người quản lý kho để ra các quyết định về cân bằng/điều chỉnh số lượng sản phẩm trong kho. Hệ thống cũng hỗ trợ việc cảnh báo các thuốc hết hạn cũng như số lượng thuốc trong kho ở mức thấp dưới qui định. Qui trình chính yếu của hệ thống được yêu cầu dựa trên đặc tả nhà thuốc đặt hàng kết hợp cùng với nội dung tư vấn thiết kế của nhóm phát thực hiện dự án theo các ràng buộc như sau

-        Hệ thống có khả năng thực hiện các bước xuất, nhập theo qui trình được đặc tả đã nêu

-        Hệ thống có thể đưa ra các cảnh báo về thuốc hết hạn, mức tồn dưới hạng, …

-        Hệ thống cần đảm bảo qui trình xuất nhập phải được xác nhận từ nhân viên kho kiểm đếm, thủ kho đến nhà cung cấp hay quản lý cửa hàng thuốc

-        Hệ thống phải đảm bảo phải tracking được tiến trình của việc yêu cầu thuốc của cửa hàng thuốc, lên yêu cầu nhập thuốc vào kho, yêu cầu xuất thuốc ra khỏi kho, yêu cầu kiểm kho

-        Hệ thống phải thực hiện quản lý và trình bày được các thông tin của xuất nhập tồn, thống kê, … để hỗ trợ người quản lý, thủ kho ra các quyết định

-        Các bước trong qui trình phải được thực hiện chính xác bởi quyền được phân công trên role để hạn chế việc tiêu cực diễn ra

-        Các người dùng trong hệ thống là mặc định chuyển qua từ hệ thống khác mà không phải đăng ký

-        Các người dùng trong hệ thống phải được thông báo khi có công việc liên quan đến nhiệm vụ của họ

-        Hệ thống phải có khả năng tự vận hành một số chức năng để đảm bảo đề xuất các thông tin phù hợp và cập nhật thông tin liên quan đến thuốc

-        Việc thực hiện nhận hàng của cửa hàng thuốc được yêu cầu đến kho để đảm bảo chất lượng thuốc, seal, … cũng như date

-        Các đối tác, danh mục thuốc là được chuyển từ hệ thống khác và trở thành danh mục trong hệ thống kho hiện hành

-        Việc nhập hàng theo kế hoạch được hoạch định trong hệ thống khác, hệ thống kho chỉ đưa thông tin vào và thực thi

-        Việc nhập hàng không chỉ là nhập do thiếu mà còn có thể là theo kế hoạch, theo quyết định của quản lý – chủ nhà thuốc hay theo thời vụ, ngữ cảnh của tình hình hiện tại căn cứ theo quyết định của người quản lý – chủ nhà thuốc

-        Việc kiểm kho đòi hỏi cả hệ thống không được thực hiện các chức năng như xuất hàng, nhập hàng và các chức năng liên quan ảnh hưởng đến việc kiểm đếm thực tế

-        Thuốc trong kho có thể không khả dụng vì lý do chuột bọ, ẩm ướt, ảnh hưởng khách quan, … cho nên luôn luôn có mức ngưỡng để cảnh báo về số lượng sau khi thực hiện kiểm kho và cân bằng lại khi cho các loại thuốc trong các tình huống nêu trên.

-        Các chứng từ đưa vào hệ thống phải tuân theo định dạng format được đặc tả theo yêu cầu.

- Ứng dụng thực hiện được các chức năng như sau

 + Ứng dụng mobile của cửa hàng thuốc kế thừa từ đồ án trước đó, bổ sung thêm phần yêu cầu thuốc từ kho

 + Ứng dụng web hỗ trợ người thủ kho, người quản lý, nhân viên kho theo các chức năng và qui trình đã nêu trên

 + Ứng dụng mobile cho người nhân viên kho thực hiện các nhiệm vụ cùng tracking các tác vụ của họ

 + API chạy nền hỗ trợ tự động hóa một số hoạt động theo cấu hình một cách tự động từ việc nhắc nhở đến cập nhật trạng thái trong qui trình.

 + Hệ thống cần tuân thủ những business rule theo thỏa thuận với công ty đặt hàng và nghiệp vụ được yêu cầu

 + …

- Xây dựng qui trình dựa trên nhu cầu thực tế thu thập trực tiếp từ chủ dự án, đề xuất ý tưởng thiết kế và giải pháp cho phần mềm và triển khai thực tế. Từ đây, hế thống được triển khai thử nghiệm dần dần và đánh giá rút kinh nghiệm để cải tiến …

- Ứng dụng sử dụng cơ chế để hệ thống có thể chạy tự động với các tác vụ để xử lý mà không cần sự tương tác của người vận hành

Xem chi tiết tại đây