Capstone: Science research activity support system (Hệ thống hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học)

 Hoàng Thị Hoài Thương, Mai Hoàng Dương, Bùi Thế Hiển, Nguyễn Đặng Trường Anh

Tháng 09/2023

- Ứng dụng được phát triển dựa nội dung được yêu cầu từ yêu cầu của bộ phận quản lý nghiên cứu khoa học cùng yêu cầu thực hiện triển khai quản lý các kế hoạch triển khai và theo dõi qui trình hoạt động của các hội thảo nghiên cứu khoa học của thư viện tại Phân Hiệu HCM – Đại Học FPT. Phạm vi của dự án này được thực hiện cụ thể theo yêu cầu trực tiếp từ bộ phận quản lý nghiên cứu khoa học theo định hướng từ một hội thảo nghiên cứu khoa học đã được phê duyệt kế hoạch thì hệ thống sẽ thực hiện theo dõi, tracking theo kế hoạch và hỗ trợ người quản lý hội thảo trong việc thực hiện các bước trong kế hoạch đã phê duyệt đảm bảo các tiến độ thực hiện theo đúng trình tự và đầy đủ. Hệ thống định hướng triển khai cục bộ cho Phân Hiệu HCM trước. Trong lúc thiết kế, hệ thống khuyến nghị có khả năng mở rộng trong hệ thống đào tạo của FPT có sự liên kết với mới số đối tác. Hệ thống cho phép đưa thông tin kế hoạch của một hội thảo sắp được tổ chức cùng với các thiết lập về thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hội thảo dựa trên kế hoạch phê duyệt cùng việc xác định người chairman quản lý hội thảo này. Chức năng này sẽ được thực hiện bởi người quản trị hệ thống. Ở từng giai đoạn thời gian, người chairman thực hiện các cấu hình cần thiết cho từng giai đoạn theo đúng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ của họ. Hệ thống sẽ phải hỗ trợ người chairman trong việc theo dõi tiến trình, đưa ra các gợi ý về các bước tiếp theo nên thực hiện để đảm bảo tuân thủ kế hoạch đề ra.

Sau khi thiết lập các cấu hình như lĩnh vực hội thảo và các chi phí để cho qui trình tham gia của chairmen hoàn tất, hệ thống sẽ đưa thông tin về yêu cầu nộp paper. Các tác giả (author/researcher) sẽ thực hiện nộp bài lên hệ thống theo đúng deadline. Khi hết deadline, người chairman đưa danh sách các reviewers dự kiến cần thiết tham gia công tác review cho hội nghị vào hệ thống và thực hiện quá trình lọc bước 1 để loại bỏ đi các paper vi phạm các qui định của conference. Sau đó, chairmen gán cho reviewer các paper để phục vụ công tác review. Các reviewer thực hiện review theo yêu cầu đúng deadline cùng với việc nhập kết quả đánh giá. Trong quá trình này, người chairman có thể theo dõi và nắm được tiến độ để có thể tương tác vật lý để nhắc nhở reviewer. Đến hết thời gian review, chairman thực hiện việc đưa ra quyết định các paper đạt yêu cầu dựa trên kết quả của các reviewer. Kết quả được chairman kích hoạt để hệ thống tự gửi email. Với các bài chưa đạt yêu cầu, chairman có thể yêu cầu các author submit lại để thực hiện các revision (Tối đa là 2 revision). Qui trình thực hiện revision cho đến chairman đưa ra kết quả quyết định tương tự như qui trình đánh giá và quyết định paper các đạt yêu cầu hay không. Sau tất cả các bước trước, chairman sẽ yêu cầu author nộp các finalize paper (camera ready) để cho quá trình thu thập và chuẩn bị cho thư viện đăng bài trong các tạp chí nội bộ (proceeding của cơ sở phân hiệu HCM) – việc đăng tải và tạo tạp chí là qui trình do bộ phận thư viện thực hiện vật lý và không có trong hệ thống thực hiện này (nội dung yêu cầu là kết xuất dạng danh sách các paper cùng các paper có thể download). Qui trình chính yếu của hệ thống được giám sát và thực hiện theo đúng yêu cầu từ bộ phận nghiên cứu khoa học cùng với một số tư vấn giải pháp của nhóm thực hiện như sau

- Administrator thực hiện tạo ra conferences và xác định chairman (các researchers đang có sẵn trong hệ thống khi chọn lựa)

- Chairman thiết lập cấu hình hệ thống theo đúng kế hoạch đã phê duyệt (import từ kế hoạch phê duyệt) và có thể hiệu chỉnh trong một số trường hợp ngoại lệ nhưng rất hạn chế vì cần tuân thủ kế hoạch

- Hệ thống request các authors nộp paper và tracking theo deadline

- Chairman thực hiện lọc bước 1 các paper vi phạm qui định

- Chairman thực hiện chọn lựa các reviewers và gán paper cho họ (cần có cơ chế tracking và theo dõi công việc của reviewer để chairman tương tác đốc thúc vật lý)

- Reviewer thực hiện review và đưa kết quả đánh giá lên hệ thống

- Chairman thực hiện ra quyết định các paper dựa trên kết quả review

- Chairman kích hoạt gửi kết quả cho các author dựa trên các template thông qua email cho authors

- Hệ thống request các paper cho các lần revision tùy theo kết quả của chairman

- Qui trình revision sẽ tương tự cho các bước review, nhập kết quả và ra quyết định

- Đến deadline yêu cầu, hệ thống sẽ yêu cầu các bản camera ready theo kế hoạch

- Hệ thống có khả năng tổng hợp các paper đạt yêu cầu và đưa ra kết xuất về các bài để các bộ phận tiến hành việc xuất bản vật lý (phần xuất bản là vật lý do thư viện thực hiện dựa trên output)

- Hệ thống cập nhật thông tin và hoàn tất conferences

- Hệ thống có khả năng kết xuất website tĩnh về hội nghị để có thể host và quảng bá hội nghị

- Hệ thống có thể giám sát tiến độ của các conferences, quản lý các researchers và hỗ trợ quản lý profiles của họ

Qui trình dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của người chairman nhưng hệ thống luôn gợi ích và tạo các tiện ích hỗ trợ nhắc nhở khi thực hiện cùng với ra quyết định.

- Ứng dụng thực hiện triển khai hoàn toàn với web application. Ứng dụng có khả năng thực hiện được các chức năng như sau

 + Hỗ trợ quản lý conferences

 + Hộ trợ tracking conferences

 + Hộ trợ người dùng trong việc nắm tiến độ và gợi ý thực hiện theo kế hoạch ở các bước tiếp theo

 + Kích hoạt tự động một số nội dung theo kế hoạch để đảm bảo kế hoạch thực hiện đúng

 + Hỗ trợ tạo web site tĩnh và các template trong quá trình để sử dụng cơ chế hàng loạt

 + Hỗ trợ quản lý researchers và các profile của họ

 + API chạy nền hỗ trợ tự động hóa một số hoạt động theo cấu hình một cách tự động từ việc notify đến cập nhật trạng thái trong qui trình.

+ …

- Xây dựng qui trình dựa trên nhu cầu thực tế thu thập trực tiếp từ chủ dự án, đề xuất ý tưởng thiết kế và giải pháp cho phần mềm và triển khai thực tế. Từ đây, hế thống được triển khai thử nghiệm dần dần và đánh giá rút kinh nghiệm để cải tiến …

- Ứng dụng sử dụng cơ chế để hệ thống có thể chạy tự động với các tác vụ để xử lý mà không cần sự tương tác của người vận hành

Xem chi tiết tại đây