Capstone: Booking and Tracking Car Service Progress System (Hệ thống đặt lịch và theo dõi tiến trình dịch vụ cho ô tô)

 Hoàng Trung Thông, Nguyễn Hoàng Hồng Phúc, Lê Đặng Gia Minh, Trần Duy Hiếu Trung, Trần Ngọc Minh

Tháng 08/2023

- Ứng dụng được phát triển dựa nội dung được yêu cầu từ công ty TNHH Ô tô Đế Chế với mục tiêu nâng cấp và số hóa hoạt động đặt lịch sửa chữa ô tô cùng với việc hỗ trợ khách hàng cùng công ty trong việc theo dõi toàn bộ quá trình từ lúc thực hiện cho đến khi các yêu cầu sửa chữa hoàn tất. Phạm vi của dự án này được thực hiện cụ thể triển khai ở một garage theo định hướng xây dựng trên các qui trình để có thể áp dụng triển khai độc lập cho các garaga khác nhau. Đối tượng sử dụng chính của hệ thống này là người chủ garaga, các nhân viên hỗ trợ (reception), các nhân viên sửa chữa (expert), các khách hàng (customer), .... Bên cạnh đó, công ty Đế chế yêu cầu hệ thống phải có một số tác vụ thực hiện tự động để hỗ trợ thông báo và nắm được các bước diễn tiến trong qui trình thực hiện. Công ty Ô tô Đế chế yêu cầu tập trung vào qui trình đặt lịch và kiểm soát được qui trình thực hiện đúng theo yêu cầu. Các nội dung về dịch vụ được cho phép đưa thông tin vào trong hệ thống và không cần quản lý. Hơn thế nữa, thông tin nhân viên cũng sẽ được đưa vào trong hệ thống để xác định việc tham gia vào qui trình mà không ảnh hưởng đến qui trình quản lý nhân sự của công ty. Khách hàng sử dụng ứng dụng của họ để theo dõi quá trình sửa chữa. Khách hàng có thể đăng ký bất kỳ xe nào để sửa chữa mà không cần qui trình xác định xe chính chủ.

Qui trình chính yếu của hệ thống được yêu cầu dựa trên đặc tả của công ty cùng với nội dung tư vấn thiết kế của nhóm phát triển phần mềm kết hợp theo định hướng đã được đưa ra như sau

- Khách hàng thực hiện đặt lịch kiểm tra xe với mong muốn thực hiện sửa chữa thông qua ứng dụng mobile

- Nội dung và lịch thiết lập dựa trên việc thông tin cấu hình từ chủ garage về số slot cho việc sửa chữa, số nhân viên có khả năng phục vụ, số tiền dành cho việc đặt lịch kiểm tra, … Thời gian được đặt phải trong tuần tính từ ngày hiện hành

- Sau khi đặt lịch thành công, hệ thống thông báo cho khách hàng và nhắc nhở khách hàng đem xe đến garage theo lịch hẹn trước một ngày

- Khách hàng đem xe tới garaga theo lịch hẹn. Khách hàng sẽ thực hiện check-in xác định việc tới garage với nhân viên hỗ trợ. Tất cả việc đặt lịch sẽ được hủy sau ngày hẹn nếu khách hàng không tới garage.

- Sau khi check-in, hệ thống tự động gán nhân viên sửa chữa để kiểm tra và chẩn đoán xe. Khách hàng có thể yêu cầu nhân viên hỗ trợ chỉ định hay thay đổi nhân viên sửa chữa theo ý muốn của họ

- Xe của khách hàng được đưa vào chổ kiểm tra và được xác nhận bởi nhân viên sửa chữa.

- Nhân viên sữa chữa thực hiện chẩn đoán và đưa các thông tin cần thiết vào hồ sơ sửa chữa của xe.

- Hệ thống tự động matching các dịch vụ sửa chữa tương ứng và thông báo cho khách hàng

- Khách hàng lựa chọn các dịch vụ cần sửa chữa và thực hiện thanh toán.

- Các nội dung cùng công việc cần thực hiện sẽ được chuyển đến nhân viên sửa chữa để thực hiện

- Sau khi thực hiện sửa chữa xong, nhân viên sửa chữa cập nhật kết quả công việc

- Hệ thống cập nhật thông tin và thông báo tới khách hàng về thông tin xe đã sửa chữa hoàn tất

- Khách hàng đến lấy xe và check out để đem xe về.

Việc kiểm tra và chẩn đoán là dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của nhân viên sửa chữa. Hệ thống dựa trên bảng tra thông tin để gợi ý các dịch vụ mà công ty có thể cung cấp để khách hàng chọn lựa tùy theo khả năng và mong muốn của họ. Bên cạnh đó, để việc kiểm tra và chẩn đoán nhanh chóng, trong quá trình đặt lịch hệ thống cũng gợi ý các tình trạng xe trong quá trình vận hành cho khách hàng lựa chọn nhằm mục tiêu hỗ trợ nhân viên sửa chữa nhanh chóng xác định nguyên nhân. Việc thực hiện sửa chữa của công sẽ kèm theo việc bảo hành và bảo trì của linh kiện, động cơ tùy theo dịch vụ mà công ty cung ứng. Do vậy, hệ thống sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc nhắc khách hàng trong việc đến garage thực hiện bảo trì cùng với việc cung cấp thông tin bảo hành trên các linh kiện có trong danh mục sửa chữa. Ngoài ra, khách hàng được hỗ trợ các tiện ích như sau

- Đến gần ngày bảo trì nếu có, hệ thống sẽ gợi ý cho khách hàng thông tin cùng với việc đặt lịch

- Khách hàng cũng được hỗ trợ việc xem các hồ sơ sửa chữa của các xe của họ

- Khách hàng cũng có thể tra cứu lại lịch sử thanh toán sửa chữa của họ

Ứng dụng của nhân viên sửa chữa cung cấp các thông tin về các công việc phải làm từ việc kiểm tra, chẩn đoán đến các nội dung cần thực hiện sửa chữa. Ứng dụng cũng cung cấp các thống kê hỗ trợ người chủ garage trong việc giám sát hoạt động đặt lịch và sửa chữa. Hệ thống cũng hỗ trợ một số hoạt động cần thiết để người nhân viên hỗ trợ tương tác với mục tiêu phục vụ khách hàng.

- Ứng dụng thực hiện được các chức năng như sau

 + Ứng dụng mobile hỗ trợ người sử dụng trong việc

- Đặt lịch, check in/out

- Truy xuất được hồ sơ sửa chữa của từng chiếc xe, hóa đơn thanh toán

- Kiểm soát qui trình diễn tiến của việc sửa chữa

 + Ứng dụng web của người nhân viên hỗ trợ có thể thực hiện tìm kiếm thông tin cần thiết để tương tác với khách hàng, đặt lịch trong ngày, thay đổi nhân viên sửa chữa, ..

 + Ứng dụng mobile của nhân viên sửa chữa có thể nắm bắt các công việc cần thực hiện, đưa kết quả chẩn đoán vào hệ thống, ghi nhận kết quả thực hiện, ….

 + Ứng dụng web hỗ trợ chủ garage trong việc nắm thông tin về quá trình sửa chữa cũng như đặt lịch

 + API chạy nền hỗ trợ tự động hóa một số hoạt động theo cấu hình một cách tự động từ việc notify đến cập nhật trạng thái trong qui trình.

+ …

- Xây dựng qui trình dựa trên nhu cầu thực tế thu thập trực tiếp từ chủ dự án, đề xuất ý tưởng thiết kế và giải pháp cho phần mềm và triển khai thực tế. Từ đây, hế thống được triển khai thử nghiệm dần dần và đánh giá rút kinh nghiệm để cải tiến …

- Ứng dụng sử dụng cơ chế để hệ thống có thể chạy tự động với các tác vụ để xử lý mà không cần sự tương tác của người vận hành

Xem chi tiết tại đây