Đặng Phúc Lộc, Đoàn Vĩnh Phú, Trần Ngọc Kim Hiếu, Hà Thẩm Yến Như
Tháng 10/2025
- Ứng dụng “Fabrics Warehouse Management System” được phát triển dựa trên yêu cầu từ Công ty cổ phần Pika Tech and Analytics với định hướng xây dựng phần mềm hỗ trợ việc quản lý kho vải của CÔNG TY CỔ PHẦN CẮT MAY SOFA HOA SEN, Long Đức, Trà Vinh. Các quy trình được xác định, thực hiện và tư vấn trực tiếp với nơi triển khai thông qua công ty đặt hàng. Định hướng của phần mềm phục vụ ba (03) nhiệm vụ chính là quản lý nhập xuất vải trong kho và kiểm tra kho. Quy trình nhập kho xuất phát từ phòng kế hoạch tổng hợp đưa thông tin phiếu xuất kho vào hệ thống cùng với các đơn nhập để xác định số lượng, quy cách, … và số đợt nhập từ các nhà cung cấp khác nhau. Thông tin này được chuyển đến bên quản lý kho và được phân công đến một thủ kho cụ thể. Thủ kho thực hiện kiểm điểm sản phẩm theo đơn nhập khi nhà cung cấp chuyển hàng tới và cùng xác nhận thông tin kiểm điểm với bên giao hàng. Quản lý kho xác nhận nội dung kiểm đếm để hệ thống cấp phát các mã tương ứng dán vào sản phẩm cùng vị trí đặt trong kho để thủ kho chuyển hàng vào trong kho. Hệ thống tự động cập nhật số lượng sản phẩm khả dụng sau khi quá trình nhập kho hoàn tất. Quy trình xuất kho định hướng hai (02) nhóm: nhóm xuất bán cho khách hàng bên ngoài và xuất cho nội bộ (mục tiêu sản xuất, kiểm tra chất lượng, sale – marketing, …). Tất cả yêu cầu xuất được thực hiện bởi phòng kế hoạch tổng hợp. Phòng kế hoạch tổng hợp thực hiện tạo phiếu xuất và xác định nhóm xuất. Với nhóm xuất bán, hệ thống sẽ tính toán và gợi ý lựa chọn các cây vải với quy cách chuẩn (full) từ số liệu tồn kho để chuyển đến quản lý kho và phân công cho một thủ kho cụ thể.
Thủ kho thực hiện kiểm tra, đóng gói và thông báo về tình trạng theo phiếu xuất yêu cầu. Nếu các sản phẩm đầy đủ theo yêu cầu, phòng kế hoạch tổng hợp sẽ chốt ngày giao hàng cho khách hàng. Nếu sản phẩn không đầy đủ, phòng kế hoạch tổng hợp sẽ hủy phiếu và tạo phiếu xuất khác tùy theo yêu cầu thực tế thương lượng với khách hàng. Đến ngày giao hàng, đơn vị nhận hàng sẽ nhận hàng và xác nhận việc nhận hàng với thủ kho. Quản lý kho xác nhận nội dung xuất và hệ thống hoàn tất quy trình xuất bán để cập nhật số lượng tồn kho của sản phẩm. Với nhóm sản phẩm xuất nội bộ, hệ thống sẽ tính toán và gợi ý các sản phẩm tối ưu nhất về mặt số lượng để gửi đến quản lý kho và thủ kho được phân công để thực hiện kiểm tra. Quá trình kiểm tra, thủ kho có thể chọn lựa các sản phẩm tối ưu về số lượng hoặc khả thi về yêu cầu để xác nhận. Quá trình xử lý và tiếp nhận giữa phòng kế hoạch tổng hợp, thủ kho và nội bộ phòng ban tiếp nhận tương tự như xuất bán. Tuy nhiên, các phòng ban nội bộ sau khi sử dụng cho mục đích mà sản phẩm vẫn còn dư thì sẽ thông báo qua phòng tổng hợp để phòng tổng hợp làm phiếu nhập kho với một đơn nhập duy nhất cho việc nhập sản phẩm trở lại kho. Sản phẩm khi nhập vào kho áp dụng quy trình kiểm đếm như nhập từ nhà cung cấp nhưng phải lưu dữ thông tin lịch sử của cây vải để làm thông tin tracking trong hệ thống khác. Hệ thống tự cập nhật các nội dung số lượng tồn khi quy trình được xác nhận việc đưa hàng vào kho thành công. Quy trình kiểm kho được thực hiện theo quy trình chung nhưng chia làm 02 loại là kiểm kho định kỳ và kiểm kho theo yêu cầu. Việc kiểm kho theo yêu cầu của xuất hiện từ phòng tổng hợp và chuyển đến quản lý kho và phân công cho một thủ kho cụ thể. Thủ kho thực hiện kiểm điểm và báo cáo thông tin để quản lý kho xác nhận. Phòng kế hoạch tổng hợp xác nhận thông tin để thông tin được chuyển đến manager cho việc xác định cân bằng số lượng tồn trong kho. Quy trình chính yếu của hệ thống được yêu cầu dựa trên đặc tả của đơn vị triển khai thông qua Công ty cổ phần Pika Tech and Analytics kết hợp cùng với nội dung tư vấn thiết kế của nhóm phát triển và thực hiện dự án theo các ràng buộc như sau-
Toàn bộ account của phòng kế hoạch
tổng hợp, quản lý kho, thủ kho, … được chuyển từ hệ thống khác theo format để
để vào hệ thống thực hiện để cấp account – không có việc đăng ký và xác thực
-
Nội dung quản lý sản phẩm vải xuất
phát từ yêu cầu lưu trữ của doanh nghiệp và kết hợp bổ sung trong tư vấn thiết
kế phần mềm.
-
Các danh mục sản phẩm được đưa vào hệ
thống theo danh mục mà đơn vị triển khai cung cấp, không phải kiểm định
-
Mã sản phẩm của nhà cung cấp và mã
quản lý sản phẩm nhập kho là 02 mã độc lập.
-
Số lượng trong kho được quản lý theo
số tồn kho và số khả dụng.
-
Một phiếu nhập của nhà cung cấp có
thể có nhiều đơn nhập.
-
Một phiếu nhập trả chỉ có duy nhất
một đơn nhập.
-
Việc kiểm đếm của quá trình nhập phải
ghi nhận thông tin xác nhận từ thủ kho, người giao hàng và quản lý kho.
-
Hệ thống cần gợi ý các vị trị lưu kho
để hỗ trợ tìm kiếm.
-
Hệ thống cần hỗ trợ việc phân công
cho công việc thủ kho dựa trên công việc đã phân công của họ.
-
Hệ thống không phải lý nhân lực và
giả định account thủ kho có trong hệ thống đảm bảo cho công việc thực hiện.
-
Hệ thống cần phải cấu hình để đảm bảo
số lượng tồn và khả dụng ở mức an toàn, mức độ hao hụt của sản phẩm, …
-
Việc xuất hàng phải có xác nhận thông
tin từ thủ kho, người nhận hàng và quản lý kho
-
Hàng xuất bán là hàng luôn được chọn
nguyên cây, hàng xuất nội bộ cần phải tận dụng số lượng tồn kho tối ưu cho việc
tận dụng.
-
Việc kiểm kho cần đảm bảo sự độc lập
giữa người kiểm và yêu cầu
-
Hệ thống cần đồng bộ số lượng sản
phẩm trong cả 03 quy trình.
-
Tất cả yêu cầu phải xuất phát từ
phòng kế hoạch tổng hợp à quản lý kho à thủ kho và ghi nhận trong hệ thống
-
Hệ thống phải có khả năng tự vận hành
một số chức năng để đảm bảo đề xuất các thông tin phù hợp và cập nhật các thông
báo đến người dùng.
-
Một số thành phần thay đổi phải được
cấu hình để đảm bảo tính linh động khi vận hành hệ thống.
- Ứng dụng thực hiện được các chức năng như sau
+ Ứng dụng web hỗ trợ tác vụ cho
phòng kế hoạch tổng hợp theo đặc tả nghiệp vụ đã nêu trên
+ Ứng dụng web hỗ trợ tác vụ cho
quản lý kho theo đặc tả nghiệp vụ đã nêu trên
+ Ứng dụng mobile hỗ trợ thủ kho
quản lý tác vụ và thực hiện theo đặc tả nghiệp vụ đã nêu trên
+ Ứng dụng web cho người quản lý thực hiện
theo đặc tả nghiệp vụ đã nêu trên
+ Ứng dụng web để hỗ trợ người admin quản lý
thông tin và cấu hình hệ thống theo đặc tả nghiệp vụ đã nêu trên
+ Hệ thống cần tuân thủ những business rule
theo thỏa thuận với công ty đặt hàng và nghiệp vụ của đơn vị triển khai đã đưa
ra.
+ …
-
Xây dựng qui trình dựa trên nhu cầu thực tế thu thập trực tiếp từ chủ dự án, đề
xuất ý tưởng thiết kế và giải pháp cho phần mềm và triển khai thực tế. Từ đây,
hệ thống được triển khai thử nghiệm dần dần và đánh giá rút kinh nghiệm để cải
tiến …
- Ứng dụng sử dụng cơ chế để hệ thống có thể
chạy tự động với các tác vụ để xử lý mà không cần sự tương tác của người vận
hành
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét